Know your customer: Wie Sie durch Kundenkenntnis Zahlungsausfälle vermeiden

Gerade bei internationalen oder komplex organisierten Unternehmen kann die tatsächliche Geschäftspartneridentität schwer zu durchschauen sein. Ähnliche Markennamen oder gleichlautende Firmierungen sind keine Seltenheit. Die USt-IdNr. gibt Ihnen hier Klarheit: 👉 Sie identifiziert ein Unternehmen in der EU eindeutig als umsatzsteuerpflichtig.

Überprüfen Sie diese regelmäßig – so wissen Sie, mit wem Sie es wirklich zu tun haben und wer rechtlich zur Zahlung verpflichtet ist. Ein Blick in die Eigentumsverhältnisse oder Konzernstrukturen kann zusätzliche Sicherheit schaffen.

Während die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis individuell durch das Unternehmen definiert werden kann, ist die Vertretungsbefugnis nach außen gesetzlich geregelt. Sie bestimmt, wer das Unternehmen gegenüber Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmern, Banken, dem Finanzamt etc. vertreten kann.

Über diese Regelung gewährleistet der Gesetzgeber die Rechtswirksamkeit von Verträgen gegenüber den Geschäftspartnern. Grundsätzlich sind der Inhaber einer Einzelfirma, die Gesellschafter einer Personengesellschaft oder der Geschäftsführer einer GmbH berechtigt, die jeweilige Gesellschaft nach außen zu vertreten. Sie können alle Geschäfte abschließen, die dem Gesellschaftszweck dienen und sind im Handelsregister eingetragen. Zudem gibt es die Möglichkeit, zusätzliche Personen zur Vertretung des Unternehmens zu bevollmächtigen.

Wird jedoch eine Vereinbarung oder ein Vertrag mit einer nicht dazu autorisierten Person geschlossen, besteht das Risiko, dass die Vereinbarung nicht gültig ist. Wenn Sie also Zweifel an der rechtswirksamen Autorisierung haben, fragen Sie nach einer Vollmacht oder sichern Sie sich anderweitig ab.

Ist Ihre Kundendatei vollständig? Sind alle Telefonnummern verfügbar und die E-Mail-Adressen korrekt? Solche Informationen können schnell veraltet sein oder Unternehmen im Laufe der Zeit Eigentümer und ihren Geschäftszweck ändern. Durch die Einrichtung einer Routine zur kontinuierlichen Aktualisierung Ihrer Kundendaten erhalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre neuen und bestehenden Kunden. Sie vermeiden auch, dass wichtige Informationen verschwinden, wenn beispielsweise einer Ihrer Mitarbeiter ausscheidet. Zudem sollten Sie auch sicherstellen, dass die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden.

Definieren Sie in Ihrem Unternehmen bestimmte Personen, die für wiederkehrende Vorgänge mit Ihren Kunden zuständig sind. Diese Person sollte alle Vorgänge zu einem Kunden dokumentieren und die Kundendaten kontinuierlich aktualisieren. Heute gibt es auch gute Tools wie CRM-Systeme, die direkt mit öffentlichen Akten verbunden sind,und bei der Pflege der Kundendatensätze helfen.